Allgemeine Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise für Geschäftspartner (B2B) gemäß Art. 13,14 und 21 DSGVO

Wir, die EXACT solutions GmbH, legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir unsere Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Dienstleister und Interessenten) über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer B2B-Geschäftsbeziehungen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

EXACT solutions GmbH
Lustheide 85
51427 Bergisch Gladbach, Deutschland
Telefon: +49 2204 9485 30
E-Mail: info@exactsolutions.de

Gesetzlich vertreten durch die Geschäftsführung: Tobias Schwirten
Bei allen Fragen zum Datenschutz können Sie sich direkt an die Geschäftsführung oder per E-Mail an compliance@exactsolutions.de wenden.

2. Welche Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung direkt von Ihnen oder durch Anfragen Ihres Unternehmens erhalten. Zu den verarbeiteten Datenkategorien gehören insbesondere:

Kontaktdaten: Vor- und Nachname, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse.
Berufsbezogene Daten: Position im Unternehmen, Abteilung.
Geschäftsdaten: Vertrags- und Rechnungsdaten, Zahlungsverbindung des Unternehmens, Dokumentation von Kunden- oder Lieferantenhistorien.

Soweit wir personenbezogene Daten nicht direkt bei Ihnen erheben, stammen diese in der Regel von Ihrem Unternehmen, aus laufender Geschäftskorrespondenz, von Messen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Unternehmenswebsites oder öffentlichen Verzeichnissen.

Daten zur Softwarelizenzierung und -aktivierung:
Wenn Sie unsere radarTOUCH-Software nutzen, verarbeiten wir Daten, die für die Bereitstellung, Aktivierung, Verwaltung und Überprüfung der Softwarelizenz erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere der Firmenname, der Name und die geschäftlichen Kontaktdaten der Kontaktperson, der Lizenzschlüssel, die Kunden- und Auftragsreferenz, die Produkt- und Lizenzart, der Lizenzstatus, die Aktivierungs- und Deaktivierungsdaten, die Softwareversion sowie technische Daten, die für die Aktivierung und den Schutz vor Missbrauch erforderlich sind. Je nach technischer Konfiguration des Lizenzierungssystems können dies auch Geräte- oder Installationskennungen, die IP-Adresse, Informationen zum Betriebssystem sowie technische Aktivierungsprotokolldaten sein. Wir verwenden diese Daten nicht, um die Leistung oder das Verhalten einzelner Nutzer auszuwerten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen. Soweit die Verarbeitung für vorvertragliche Maßnahmen oder die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, insbesondere zur Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten sowie zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit wir Daten von Ansprechpartnern bei Kunden, Lieferanten oder sonstigen Geschäftspartnern zur laufenden Kommunikation, Kontaktpflege, Dokumentation von Geschäftsvorgängen oder zur Information über unsere Produkte und Leistungen verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Durchführung und Pflege unserer Geschäftsbeziehungen, der internen Organisation sowie der sachgerechten Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Anbahnung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich. Ohne diese Daten können wir in der Regel keine Verträge mit Ihnen schließen oder erfüllen.

Softwarelizenzierung, Aktivierung und Support:
Wir verarbeiten die oben genannten Lizenzierungs- und Aktivierungsdaten, um unsere Software bereitzustellen, Softwarelizenzen auszustellen und zu verwalten, die Softwareinstallation zu aktivieren und zu validieren, unbefugte Nutzung zu verhindern, technischen Support zu leisten und vertragliche Lizenzrechte zu dokumentieren. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung von Maßnahmen im Vorfeld eines Vertragsabschlusses erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werden Daten von Mitarbeitern oder anderen Ansprechpartnern unserer Geschäftskunden verarbeitet, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Verwaltung von Lizenzverhältnissen, dem Schutz unserer Software vor unbefugter Nutzung, der Gewährleistung der IT-Sicherheit und der ordnungsgemäßen Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung.

4. Empfänger der Daten
Innerhalb von EXACT solutions erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung). Eine Weitergabe an externe Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich erlaubt und erforderlich ist. Mögliche Empfänger sind:

IT- und Software-Dienstleister (z.B. für unser ERP- oder CRM-System), die als Auftragsverarbeiter strikt weisungsgebunden tätig sind.
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Banken.
Logistikunternehmen und Speditionen zum Versand unserer Produkte.

Für die Softwarelizenzierung und -aktivierung können wir sorgfältig ausgewählte IT-, Hosting-, Lizenzierungs- und Software-Dienstleister einsetzen. Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag und sind vertraglich verpflichtet, die Daten ausschließlich gemäß unseren Anweisungen im Sinne von Art. 28 DSGVO zu verarbeiten.

5. Dauer der Datenspeicherung
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für diese Zwecke nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht. Ausnahmen bestehen für Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere §§ 147 AO und 257 HGB) unterliegen. Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach dem Zweck der Verarbeitung, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie den gesetzlichen Verjährungsfristen.

Lizenz- und Aktivierungsdaten werden für die Dauer des jeweiligen Lizenzverhältnisses und danach so lange gespeichert, wie dies zur Dokumentation, Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Gewährleistung der ordnungsgemäßen Verwaltung unbefristeter Lizenzrechte erforderlich ist.

6. Ihre Rechte als betroffene Person
Gemäß der DSGVO haben Sie folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunft: Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO).
Berichtigung und Löschung: Sie können die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder die Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer Daten verlangen.
Einschränkung und Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Widerspruch: Verarbeiten wir Ihre Daten auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO).
Beschwerde: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Stand: 25. September 2026